Executive search kallas på svenska oftast chefsrekrytering, och beskrivs vanligen som en tjänst man köper. Men det är framför allt en metod. Skillnaden mot annonsbaserad rekrytering handlar inte om att uppdraget är finare, utan om åt vilket håll processen rör sig. I en annonsdriven rekrytering kommer kandidaterna till arbetsgivaren. I en searchprocess går konsulten till kandidaterna, inklusive dem som inte söker något nytt jobb.
Den skillnaden får konsekvenser hela vägen genom uppdraget. Den avgör vem som över huvud taget blir övervägd, hur lång tiden blir, vad köparen kan kräva och var riskerna sitter. Här är en genomgång av hur hantverket faktiskt går till.
Allt börjar i kravprofilen
Det första steget är sällan att leta efter människor. Det är att bestämma vad rollen ska lösa. En kravprofil översätter en affärssituation till konkreta krav: vad ska personen åstadkomma de närmaste åren, vilka befogenheter följer med, vem rapporterar hen till, och vilken erfarenhet är faktiskt nödvändig snarare än önskvärd.
Just den gränsdragningen är viktigare än den låter. Diskrimineringsombudsmannen pekar ut obefogade eller omotiverade krav i platsannonser när det gäller kompetens, bakgrund eller utbildning som något en arbetsgivare aktivt ska granska. Ett krav som smugit sig in av vana, till exempel en viss examen eller ett visst antal år i en viss bransch, sållar bort människor innan någon har tänkt efter varför.
Kartläggning, longlist och shortlist
Nästa fas är kartläggningen. Konsulten går igenom en definierad marknad, ofta en bransch eller en funktion, och identifierar vilka som i dag har eller nyligen har haft en jämförbar roll. Det är ett research-arbete snarare än ett urvalsarbete. Resultatet blir en longlist, en bred förteckning över tänkbara namn där ingen ännu har blivit tillfrågad om någonting.
Först därefter börjar sorteringen. Longlistan kokas ned mot kravprofilen, kandidater kontaktas, och de som är både relevanta och intresserade förs vidare. Kvar blir en shortlist, en handfull personer som presenteras för uppdragsgivaren med underlag och bedömning. Att listan är kort är själva poängen. Köparen betalar för att slippa gå igenom hela fältet själv, och för att någon annan ska ha gjort bortsorteringen på ett sätt som går att förklara.
Det är också här metodens svaghet finns. En kartläggning kan bara hitta det den letar efter. Definieras marknaden snävt blir listan snäv, och den bristen syns inte i slutresultatet. Shortlistan ser lika prydlig ut oavsett hur trubbig kartläggningen var.
Samtalet med någon som inte söker jobb
Det uppsökande samtalet är det som mest skiljer search från annan rekrytering. Kandidaten har inte ansökt, har ett jobb, och har sällan tänkt på saken. Samtalet blir därför både en presentation och en bedömning på samma gång, och konsulten hanterar en person som riskerar sin nuvarande anställning om uppgiften läcker.
Diskretionen är alltså inte en artighet utan en förutsättning. Branschorganisationen AESC formulerar det som att medlemsföretag alltid skyddar den konfidentiella information som anförtros dem, och att uppgifter om klienter, kandidater, källor och referenser aldrig delas utanför uppdragets ram.
Kandidatens personuppgifter är samtidigt reglerade. Integritetsskyddsmyndigheten framhåller att uppgifter om anställda och arbetssökande i princip inte får behandlas utan att den enskilde känner till det, och att det normalt inte är tillåtet att i samband med rekrytering behandla känsliga personuppgifter eller uppgifter om lagöverträdelser. Myndigheten pekar också på att Europeiska dataskyddsstyrelsen anser att det är problematiskt att bygga behandlingen på samtycke i ett anställningsförhållande, eftersom samtycket sällan är frivilligt på riktigt. En kandidat som blivit uppringd har med andra ord rättigheter långt innan hen blivit erbjuden något.
Intervjuer, tester och referenser
Mot slutet liknar search vilken rekrytering som helst: intervjuer, arbetsrelevanta tester och referenstagning. Det är också den fas där forskningen är tunnast. I DO:s forskningsöversikt Rekrytera utan att diskriminera från 2023, som bygger på 47 forskningsartiklar publicerade mellan 2017 och 2022, konstateras att det finns begränsat med forskning om just intervjuer, tester och referenstagning.
Det lilla som finns är obekvämt. Översikten refererar forskning som visar att rekryterare inför fiktiva anställningsintervjuer tenderade att vilja ställa fler frågor om arbetsrelevanta färdigheter och förmågor till sökande med namn som signalerar svensk bakgrund, medan fokus för sökande med namn som signalerar bakgrund i Mellanöstern i högre grad hamnar på värderingar, beteenden och hur personen antas passa in. Skillnaderna antas, enligt forskarna, leda till nackdelar för sökande med bakgrund i Mellanöstern, eftersom arbetsgivaren har samlat in mer konkret och tjänsterelevant information om sökande med svensk bakgrund. Strukturen i intervjun är alltså inte en formalitet, utan skillnaden mellan att jämföra personer på samma grund eller inte.
Vad uppdraget bör reglera
Ett searchuppdrag är ett avtal, och AESC:s genomgång av vad en uppdragsgivare bör kunna kräva är användbar som checklista oavsett vem man anlitar. Villkoren bör vara skriftliga och täcka uppdraget från början till slut: vem som faktiskt leder arbetet, omfattning, tidplan, arvode och betalningsplan, vad som levereras, samt villkor om garantier, off-limits, intressekonflikter och datahantering.
Två av punkterna förtjänar en förklaring. Off-limits är en branschterm för att sökfirman avstår från att rekrytera från vissa organisationer under en tid, i praktiken ofta från sina egna kunder. Det skyddar kunden, men krymper också den marknad konsulten kan kartlägga, vilket är precis vad köparen betalar för att få genomsökt. Intressekonflikter hänger ihop med samma sak, och AESC:s regel är att medlemmar undviker konflikter samt redovisar och löser dem tillsammans med kunden när de ändå uppstår. Betalningsmodellerna varierar mellan olika aktörer, och just därför hör de hemma i avtalet snarare än i en muntlig överenskommelse.
I Sverige finns dessutom en frivillig auktorisation. Kompetensföretagen kräver bland annat att ett auktoriserat rekryteringsföretag följer organisationens etiska regler, är bundet av kollektivavtal inom sitt avtalsområde, med möjlighet till dispens när kollektivavtal saknas, har bedrivit verksamhet i minst 12 månader, tecknar ansvarsförsäkring och genomgår auktorisationsnämndens årliga granskning. Auktorisation är ingen garanti för ett lyckat uppdrag, men den säger något om vad företaget har bundit sig till. Vilka chefsrekryteringsföretag som finns i Sverige och var de sitter är en annan fråga än hur de arbetar.
Metodens blinda fläck
Här finns en spänning som sällan diskuteras. Search bygger på att tjänsten inte annonseras. DO nämner samtidigt att en möjlig åtgärd för en arbetsgivare är att som huvudregel annonsera alla lediga arbeten. En chefsrekrytering som aldrig blir synlig kan per definition bara nå dem som konsulten redan har hittat.
Forskningsläget ger inget tydligt svar, och det är i sig ett svar. DO:s översikt konstaterar att studier av risken för diskriminering vid andra rekryteringsförfaranden än urvalsrekrytering nästan helt saknas. Den enda studie som identifieras på temat är isländsk: kvinnliga styrelseledamöter i 22 börsnoterade bolag intervjuades om hur bolagen rekryterade verkställande direktörer. Enligt informanterna skedde de rekryteringarna ofta slutet, med stor vikt vid styrelseledamöternas kontaktnät och vid listor på kandidater som identifierats i förväg, vilket ledde till att kvinnor exkluderades.
En studie avgör ingenting, och slutsatsen är inte att search är olämpligt. Slutsatsen är snarare att metodens styrka och dess risk är samma egenskap. Att gå direkt på ett urval identifierade personer är effektivt just för att det är selektivt, och den som köper tjänsten gör klokt i att fråga hur marknaden avgränsades och vad som fanns på longlistan innan den kortades. Det är där arbetet gjordes.